Ablauf des sbPlanner

Anmeldung des Benutzers

Der Benutzer muss sich über die Startseite des sbPlanner mit seinem persönlichen Login anmelden.

Auswahl des zu planenden Tages

Nach dem Öffnen des sbPlanner kann er Mitarbeiter ein Datum sowie die Start- und Zieladresse eingeben. Als Standard wird das heutige Datum bzw. für Start- und Zieladresse der Wohnort des Mitarbeiters, sofern dieser vom Innendienst im sbPortal gepflegt wurde. Der Mitarbeiter kann die Start- und Zieladresse frei ändern, dies wird jedoch nicht mit dem Besuch gespeichert und ist bei einem erneuten Öffnen wieder mit dem Wohnort des Mitarbeiters überschrieben.

Darstellung der Stammdaten

Kundenauswahl

Die Kunden setzten sich wie folgt zusammen:

• Alle aktiven Kunden bei denen der Mitarbeiter entweder im AD-1 oder AD2 in Kunde-Lieferant hinterlegt ist
• Offene Tasks bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter hinterlegt

Die Darstellung erfolgt sortiert nach der Postleitzahl.

Inhaltich werden folgende Inhalte angezeigt:

• Name
• Straße
• PLZ
• Ort
• Gruppe
• Vertriebsschiene
• Liste aller aktiven Lieferanten
  • deren letzten Besuch / nächsten Besuch (Daten von Kunde-Lieferant)
• Liste aller 1:1 Maßnahmen
  • Müssen einen offenen Task für den Kunden beinhalten

Definition der Symbole in der Karte

• Pin: Für den Kunden ist für heute keine Maßnahme aktiv, die offene Aufgaben enthält
• Fähnchen: Für den Kunden liegt mindestens eine aktive Maßnahme mit einer offenen Aufgabe vor

Definition der Farben:

Blau                      Kunde hat keinen Besuchsrhythmus der größer als 0 ist

Grau                     Kunde hat noch nie einen Besuch gehabt, jedoch einen Besuchsrhythmus > 0

Grün                     Das nächste Besuchs-Datum im Kundenstamm liegt in der Zukunft

Orange                 Der Kunde ist zwischen einem Tag und dem 1.5-fachen Besuchsrhythmus überfällig

Rot                        Der Kunde mehr als 1.5-fach überfällig

Lila                        Der Kunde hat noch nicht 75% des errechneten Zeitraums seit dem letzten Besuch / Ryhthmus erreicht

Im Kunden steht jeweils der letzte Besuch, der nächste Besuch sowie der minimale Besuchs-Rhythmus. Dieser ist über alle aktiven kunden-Lieferanten gerechnet.

Aktionen

Es werden alle aktiven Aktionen angezeigt die:

• Zu dem gewählten Zeitraum aktiv sind
• Bei denen der Mitarbeiter entweder:
  • Kunde-Lieferant AD-1
  • Kunde-Lieferant AD-2
  • Task-Bearbeiter

Ist

Es wird jeweils die Information auf Kunden Verrechnungsstelle und Gruppe ausgegeben. Eine Filterung der betroffenen Kunden ist nicht geplant. Dies dient lediglich zur Info an den Mitarbeiter, welche Aktionen aktuell aktiv sind. Er muss seine ToDo’s daraus selbst ableiten.

Maßnahmen

Es werden alle 1:1 Maßnahmen dargestellt die:

• Zu dem gewählten Zeitpunkt aktiv sind
• Ein Formular hinterlegt haben
• Vom Typ 1:1 Maßnahme sind
• Mindestens noch ein Kunde des Mitarbeiters eine offene, geplante Aufgabe hat

Darstellung der bereits verplanten Besuche für den gewählten Tag

Es werden alle geplanten Aufgaben für den gewähltem Tag anzeigt, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter hinterlegt ist. Die Ermittlung erfolgt über das Start-Datum.

Die Sortierung erfolgt entsprechend der optimierten Route, falls dies noch nicht der Fall gewesen ist, keine feste Sortierung vorhanden.

An- oder Abwahl der zu besuchenden Kunden

Anwählen von Kunden

Es gibt zwei Varianten einen Kunden für die Planung zu markieren:

• Kundenauswahl
  • Den entsprechenden Kunden von der „Kundenauswahl“ in „Besuche für ausgewählten Tag“ per Drag & Drop ziehen. Hierfür muss in der Kundenauswahl bei dem entsprechenden Kunden auf den Punkt geklickt werden und im Anschluss in die Besuchsliste geschoben werden.

Der Kunde kann an einer beliebigen Reihenfolge abgesetzt werden

• Karte
  • Per Klick auf den Pin kann der Kunde über das grüne Plus Symbol zur Tour hinzugefügt werden. Der Kunde wird dann am Ende hinzugefügt

Bei keinem der zwei Prozesse erfolgt eine automatische Optimierung. Dies ist dem Mitarbeiter überlassen.

Abwählen von Kunden

Ein Kunde kann nur über die Karte entfernt werden. Entweder durch klicken auf den gewünschten Pin oder per Doppelklick auf den Besuch.

Im Anschluss auf das rote Minus klicken.

Falls keine offenen Tasks für diesen Tag vorhanden sind, verschwindet der Kunde direkt aus der Planung.

Gibt es für diesen Tag jedoch offene Tasks, muss der Mitarbeiter ein neues Plandatum eingeben. Wird das Datum bestätigt, werden alle offenen Tasks am diesem Tag für den Kunden, auf das neue Datum umgebucht.

Tour in Zwischenablage kopieren

Hier wird die aktuelle Tour inkl. der Reihenfolge und der Kunden-Daten in die Zwischenablage kopiert. Hier dann der Mitarbeiter die Möglichkeit dies z.B. in Outlook zu übertragen.

Tour manuell oder automatisch optimieren

Achtung!

Es kann nur für maximal 25 Kunden + Start + Ziel eine Optimierung erfolgen. Sind mehr als 25 Kunden ausgewählt, erhält der Mitarbeiter die Meldung, dass eine Routenoptimierung nicht möglich ist.

Die Tour kann entweder manuell durch den Mitarbeiter optimiert werden, da z.B. der Markt nur zu bestimmen Zeiten besucht werden darf. Dies kann der Mitarbeiter per Drag & Drop in der Liste der „Besuche für ausgewählten Tag“ vornehmen. Hierzu muss der Grüne Punkt mit der Maus/dem Finger gedrückt werden, anschließen kann der Besuch nach oben oder unten verschoben werden.

Eine automatische Optimierung erfolgt nur, wenn der Prozess „Tour automatisch optimieren“ ausgewählt wird, dann wird Anhang von Google die beste Route ermittelt

Tour anlegen / aktualisieren­­

Die Kunden werden entsprechend der angezeigten Reihenfolge in der Aufgabenplanung angelegt / aktualisiert.

Je Kunde erfolgt die Prüfung in folgender Reihenfolge:

1. Alle aktive Kunde / Lieferant Beziehungen laden
2. Je Lieferant wird geprüft, ob noch offene Tasks vorhanden sind
   1. Es werden alle offenen Tasks umgebucht, die entweder in der Vergangenheit offen sind, oder dann zu der 75% Regelung mit letztem Besuch + Ryhtmus passen.
   2. Falls es sich offene Maßnahmen Tasks gibt bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter hinterlegt ist, wird geprüft, ob das Start und Ende Datum der Maßnahme noch zu dem zu planenden Tag passt und diese werden ebenfalls umgebucht. 
   3. An den Tasks werden folgende Änderungen vorgenommen:
      1. Start-Datum
      2. Reihenfolge

3. Falls für einzelne Lieferanten keine Tasks umgebucht wurden, wird geprüft ob diese einen Rhythmus größer 0 enthalten.
4. Ist ein Rhythmus vorhanden, wird geprüft, wann der letzte Regelbesuch für diesen Kunden war.
   • Als Datum für den letzten Regelbesuch zählt der letzte, geschlossenen Task, der keinen Benutzer Kommentar enthält und an keiner Maßnahme zugeordnet ist.
   • Ist kein Besuch vorhanden, wird ein neuer Regeltask erstellt mit folgendem Inhalt:
     • Bearbeiter und Ersteller
     • Kunde-Lieferant.Formular
     • Kunde-Lieferant.StandardBetreff
     • Kunde-Lieferant.SollAuftrag
     • Beginn und Plan-Datum
     • Reihenfolge
5. Falls für keinen der Lieferanten ein Task verschoben oder angelegt wurde, wird ein Dummy-Task erzeugt.

Dieser enthält als Betreff „Dummy-Task von Planung“ und wird auf den Lieferanten mit dem MatchCode "Planung" gebucht.